Newsletter und Website-Beitrag unterscheiden
Ein Newsletter ist eine E-Mail an die bestätigten Abonnenten einer Newsletter-Kategorie. Er gehört zum CMS-Add-on, verwendet aber nicht den Block-Composer der Website-Beiträge. Ein gespeicherter Beitrag versendet keinen Newsletter automatisch. Nachrichten an ausgewählte Mitglieder erklärt die Nachrichtenanleitung.
Voraussetzungen
Sie benötigen im ausgewählten Verein Content Management und view-newsletters.
Anlegen, Bearbeiten und Löschen benötigen die entsprechenden Rechte
create-newsletters, edit-newsletters und delete-newsletters. Diese Rechte gelten
auch für Newsletter-Kategorien und Abonnenten. Wiederherstellen und endgültiges
Löschen von Newslettern/Kategorien haben eigene Wiederherstellungs- und Löschrechte.
Versandaktionen benötigen zusätzlich eine eingerichtete SMTP-Konfiguration des Vereins;
ohne sie erscheinen die Aktionen deaktiviert mit einem Hinweis.
Newsletter-Kategorien pflegen
Öffnen Sie im Newsletterbereich Kategorien. Über die Aktion zum Anlegen geben Sie Name und Sichtbarkeit an. Der Name ist erforderlich und im Verein eindeutig. Öffentlich macht die Kategorie für öffentliche Anmeldeangebote verfügbar; Für Mitglieder begrenzt den Leserkreis. Diese Kategorien sind von Beitragskategorien unabhängig.
Speichern Sie und kontrollieren Sie den Eintrag. Später bearbeiten Sie dieselben Felder. Eine Kategorie mit zugeordneten Abonnenten oder Newslettern lässt sich nicht löschen. Dabei zählen auch gelöschte Newsletter noch als Verwendung. Räumen Sie solche Zuordnungen gezielt auf, statt eine zweite gleichnamige Kategorie anzulegen.
Einen Newsletter als Entwurf vorbereiten
- Öffnen Sie Newsletter und die Aktion zum Anlegen.
- Wählen Sie eine Kategorie. Diese Auswahl bestimmt den späteren Abonnentenkreis.
- Geben Sie Betreff ein. Er ist erforderlich und erscheint als E-Mail-Betreff.
- Schreiben Sie Inhalt im formatierten Texteditor. Er ist erforderlich. Textbausteine können wiederkehrende Texte ergänzen.
- Lassen Sie Versand um leer, solange Sie nur vorbereiten möchten.
- Speichern Sie das Formular. Öffnen Sie es erneut und prüfen Sie Kategorie, Betreff, Inhalt und das leere Versandfeld.
Die Aufnahme zeigt ausschließlich diese Vorbereitung. Ein gesetzter Versandzeitpunkt ist mehr als eine redaktionelle Notiz: Er kann den späteren Versandlauf auslösen. Automatische Abläufe benötigen funktionierende Hintergrundverarbeitung.
Test, Terminierung und Versand unterscheiden
- Testversand an Ihre Email-Adresse sendet eine Testmail an das aktuell angemeldete Konto. Auch ein Test ist echter Versand, kein reines Vorschaufenster.
- Newsletter für Versand terminieren setzt über Versand um einen zukünftigen Zeitpunkt. Auch im Bearbeitungsformular muss eine neu angegebene Zeit in der Zukunft liegen.
- Newsletter jetzt versenden setzt den Newsletter zum sofortigen Versand an. Die Bestätigung der Aktion bedeutet zunächst, dass der Versand eingeplant wurde.
- Gesendet um und Abgeschlossen um sind schreibgeschützte Laufangaben. Sie sind keine individuelle Zustellbestätigung der Empfängerpostfächer. Auch ein Lauf ohne berechtigte Abonnenten kann abgeschlossen sein.
Prüfen Sie Kategorie und Text vor jeder dieser Aktionen. Ein bereits übergebener Newsletter wird nicht über dieselbe Versandaktion erneut angestoßen. Legen Sie für eine neue Ausgabe einen neuen Newsletter an.
Abonnenten und Bestätigung
Unter Abonnenten sehen und pflegen Sie E-Mail und Kategorien. Die E-Mail-Adresse muss gültig und im Verein eindeutig sein. Kategorien lassen sich mehrfach auswählen. Bestätigung ausstehend ist eine schreibgeschützte Anzeige: Mindestens eine Kategoriezuordnung wartet noch auf Bestätigung.
Eine Kategorie auszuwählen ist keine Bestätigung im Namen des Empfängers. Neue oder noch unbestätigte Zuordnungen können bei eingerichtetem Mailversand eine Bestätigungsmail auslösen. Erst verifizierte Adressen mit bestätigter Kategoriezuordnung werden für den entsprechenden Newsletter berücksichtigt. Bereits bestätigte Zuordnungen bleiben bei unveränderter Auswahl erhalten; das Entfernen einer Kategorie beendet diese Zuordnung.
Öffentliche Anmeldung und Abmeldung verwenden Bestätigungswege. Das Öffnen eines Links allein ist noch nicht die ausdrückliche Bestätigung auf der Zielseite. Verifizierte Mitglieder verwalten ihre eigene Adresse im vorgesehenen Self-Service. Die externe Website-Anbindung setzt die API-Freigabe voraus.
Zum Ändern öffnen Sie den Abonnenteneintrag und speichern die Kategorien. Zum Entfernen verwenden Sie dessen Löschaktion. Die Verwaltung ersetzt keine Zustimmung zur Anmeldung; legen Sie keine realen Empfänger allein zum Ausprobieren an.
Ändern, stoppen und löschen
Solange der Newsletter noch nicht in den Versandlauf übernommen wurde, öffnen Sie ihn erneut, korrigieren den Text und ändern oder leeren Versand um. Prüfen Sie danach den gespeicherten Zustand. Bereits versandte E-Mails lassen sich damit nicht zurückrufen.
Das reguläre Löschen eines Newsletters hebt seine Terminierung auf. Vorhandene Empfängerhistorie bleibt dabei erhalten. Eine Wiederherstellung nimmt alte noch unversandte Empfängerzeilen nicht automatisch wieder auf. Endgültiges Löschen entfernt auch die Zuordnung zur Versandhistorie und benötigt das entsprechende Recht.
Fehler und Sonderfälle
Kategorie fehlt: Verein, Sichtbarkeit und Berechtigungen prüfen. Termin wird abgelehnt: Einen zukünftigen Zeitpunkt wählen oder das Feld für einen Entwurf leeren. Versandaktion deaktiviert: SMTP-Einrichtung durch die Vereinsverwaltung prüfen. Person erhält keine Mail: Verifizierung der Adresse, Bestätigung der richtigen Kategorie und tatsächlichen Versandlauf prüfen. Eine Warteschlangenmeldung allein belegt keine Zustellung. Bestätigungslinks und Tokenwerte gehören nicht in Screenshots.